martes, 15 de julio de 2008

Cincuenta trucos para Word y Excel


Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la productividad con las dos aplicaciones más usadas en la oficina y el hogar

Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cómo cortar horizontalmente una tabla
Adem
ás, gráficos con ventana propia y métodos para cargar datos en Excel

Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto, planillas de cálculo y otras.

En el caso específico de Office, más concretamente en Word y Excel 2000, hay una buena variedad de estas pequeñas técnicas y secretos para trabajar mejor. Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.

WORD 2000

Gestión de archivos
1
Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2) Elija la opción Nuevo/Acceso directo en el menú contextual. 3) En el cuadro de di
álogo pulse el botón Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Línea de comandos. En una instalación típica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (as, con comillas). En la misma caja, detrás de todo este path, tipee /n. 4) Presione Siguiente. 5) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice.

2
Extensión de archivos. Le gustara que en lugar de .doc sus documentos tengan otra extensión? La solución es guardar el archivo y la extensión deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instrucción Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Adem
ás, el archivo no tendrá el icono de un documento de Word.

3
Todos juntos. Una de las caracter
ásticas de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. Cómo hacer para cerrarlas todas en una sola operación? Fácil: mantenga presionada la tecla Mayásculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el menú descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y sólo quedará la ventana de Word sin documentos activos.

Edicón y formato
4
Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es caracter
ástico al finalizar una línea, ya que Word automáticamente continúa en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar as: 12 de abril.

5
Columnas iguales. En las p
áginas divididas en columnas es muy común que en la última el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores.
Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en el final de la última columna. 2) Corra la instrucción Insertar/Salto. 3) En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación Continuo del subtítulo Tipos de saltos de sección.
Esto ajustar
á automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página.

6
y finalice con Reemplazo r
ápido. Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas. También es una buena solución para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; más fácil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorrección, asegérese que está marcada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse AgregarAceptar.

7
Formas simétricas. El ítem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un menú que contiene la opción Formas básicas. Esta permite trazar rectángulos, elipses, triángulos, trapecios, etcétera. Pero, cómo hacer para dibujar fácilmente un cuadrado a partir del rectángulo o un círculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectágulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla May�sculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamaño, sólo dibujará cuadrados perfectos.

8
Qué formato tiene? Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse May
ásculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la selección y haga clic: se despliega un cuadro de diálogo con toda la información. Para desactivar esta función pulse Esc.

9
Formato directo. La mayoría de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla íntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botón de formato o atajo: el diseño se aplica a toda la palabra automúticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itálicas.

10
Botón Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el m�todo m�s sencillo es utilizar el botón Copiar formato de la barra Est�ndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber� pulsar Esc para desactivarlo.

11
Justificar la última l�nea. �C�mo justificar la �ltima l�nea (que no ajusta como las dem�s) en un p�rrafo con alineaci�n Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del car�cter no imprimible de fin de p�rrafo y pulse May�sculas+Enter. Autom�ticamente, la l�nea se justificar�.

12
Cien estilos. Al pulsar el bot�n de lista del combo Estilo de la barra de
herramientas Formato s�lo se exhiben cuatro dise�os, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla May�sculas mientras presiona el mencionado bot�n.

13
Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas ejecute el comando Herramientas/Personalizar y apriete el bot�n Teclado. Se abre una ventana, en ella: 1�) seleccione el �tem Estilos en la lista Categor�as. 2�) Elija el estilo al que se aplicar� el atajo en Listado de estilos. 3�) Active la caja de texto Nueva tecla de m�todo abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe autom�ticamente. 4�) Pulse el bot�n Asignar y cierre.

14
Sin cambiar la plantilla. La plantilla Normal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute Formato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el bot�n Predeterminar. As�, todo documento nuevo respetar� este estilo.

Herramientas �tiles
15
Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicaci�n realice los siguientes pasos: 1�) Corra el comando Herramientas/Macro. 2�) En el men� abierto seleccione el �tem Macros. 3�) Haga un clic en el bot�n de lista del cuadro combinado Macros y marque la opci�n Comandos de Word.
De inmediato, obtendr� todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas.

16
S�mbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso s�mbolo que es f�cilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinaci�n de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco s�lo funciona con las fuentes Arial, Courier y Times New Roman.

17
El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas.
Para copiar en �l, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etc�tera) y pulse el bot�n Copiar del di�logo Portapapeles.
Para pegar desde �ste, coloque el cursor en la posici�n del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cu�l es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado.

18
Atajos de teclado. Si le interesa saber qu� atajo de teclado le corresponde a cada bot�n de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de m�todo abreviado en las sugerencias. As�, los conocidos cartelitos amarillos incluir�n el atajo correspondiente al comando.

19
Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posici�n desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el peque�o rect�ngulo con la expresi�n EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulse F8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la selecci�n.

20
Magia en F8. La tecla F8 no s�lo cumple la funci�n especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1�) activar el modo extendido. 2�) Seleccionar la primera palabra. 3�) Marcar hasta el primer punto seguido. 4�) Pintar el p�rrafo �ntegro. 5�) Seleccionar todo el documento.

Un truco m�s de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posici�n del cursor hasta una determinada letra (incluida �sta), entonces pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar� seleccionado.

Personalizaci�n
21
Cambio de fondo. �Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? S�, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejo WordStar). La opci�n es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificaci�n Fondo azul, texto blanco.

22
Men� Trabajo. Una opci�n casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el men� Trabajo. �Para qu�? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde all�.
Para agregar el men� Trabajo, por ejemplo a la barra Est�ndar, corra la instrucci�n Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categor�as busque el �tem Men�s integrados y haga un clic en �l para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el bot�n del mouse, arr�strelo hasta la barra Est�ndar.
Una vez en la barra, basta pulsar la opci�n Agregar a men� Trabajo (en el mismo men�) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ - (gui�n) y h�gale un clic con el cursor con forma de l�nea gruesa.

Listas y tablas
23
Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los par�metros del cuadro de di�logo (N�mero de filas, de columnas, ancho est�ndar de las columnas, etc�tera) y marque la casilla de verificaci�n Establecer como predeterminados para tablas nuevas.

24
Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl+May�sculas+Enter. Este m�todo tambi�n sirve para agregar un p�rrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento.

Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y c�rtelas mediante Edici�n/Cortar o Ctrl+X. Luego, p�guelas donde considere conveniente con Ctrl+V o Edici�n/Pegar.

25
Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condici�n l�gica impuesta. Pero a veces s�lo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si �ste es el caso, marque la columna en cuesti�n y corra el comando Tabla/Ordenar. En el di�logo abierto pulse el bot�n Opciones y all� marque la casilla de verificaci�n Ordenar s�lo columnas. As�, s�lo se modificar� la columna seleccionada.

EXCEL 2000

Edici�n y formato
26
Un resaltador condicional. Una herramienta r�pida para resaltar un resultado o una f�rmula en funci�n de una condici�n es la siguiente: 1�) escriba seis valores num�ricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2�) Seleccione el rango y corra la instrucci�n Formato/ Formato condicional. 3�) En el cuadro de di�logo abierto encontrar� un grupo de cuatro cajas con el t�tulo Condici�n 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto Valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4�) Presione el bot�n Formato. En la ventana abierta, Formato de celda, seleccione un dise�o que destaque las celdas que cumplan la condici�n (fuente, borde o trama). 5�) Apriete Aceptar. S�lo las celdas con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior.

27
El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz soluci�n al problema de obtener columnas no contiguas de id�ntico ancho, cuesti�n no resuelta en las anteriores versiones. Proceda as�: 1�) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2�) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men� contextual. 3�) Haga un clic en el �tem Copiar. 4�) Cliquee la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men� contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5�) Marque la opci�n Ancho de las columnas y presione Aceptar.

28
Edici�n de f�rmulas. M�s que truco, �ste es un buen consejo. Si va a editar una f�rmula muy compleja, c�piela en otra celda y s�quele el signo igual para que Excel la reconozca s�lo como texto. Luego trabaje en la f�rmula original. Si los resultados no son satisfactorios restaure la f�rmula original desde la copia de resguardo, agr�guele el signo igual adelante y asunto concluido.

Herramientas �tiles
29
Repetici�n de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la �ltima orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba un texto o un n�mero en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: autom�ticamente esta celda tambi�n adopta el formato negrita. Para hacer una segunda comprobaci�n de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda.
Luego, active la restante y presione F4; tambi�n �sta queda en blanco.

30
Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla:
Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+May�sculas+8: Mostrar fila. Ctrl +0: Ocultar columna. Ctrl+May�sculas+9: Mostrar columna.

31
Fecha y hora. Otros atajos pr�cticos, en este caso para insertar la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la fecha: Ctrl+;. Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayor�a de los teclados, pulsando la tecla May�sculas.

32
M�s combinaciones. Entre el variado conjunto de combinaciones de teclas que provee Excel, �stas resultan muy �tiles: F11: genera un gr�fico autom�ticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado. May�sculas+F11: agrega una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11: abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje. Alt+F8: ejecutar una macro. Ctrl+May�sculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+May�sculas+M: cambiar tama�o de la fuente.

33
Editor de ecuaciones. Las matem�ticas cuentan con una vasta notaci�n compuesta de s�mbolos y caracteres de dif�cil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000 proporciona un programa a�adido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicaci�n del paquete (Excel, Word, etc�tera) escribir correctamente una ecuaci�n matem�tica.
Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de di�logo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el �tem Microsoft Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el bot�n Aceptar.

Gesti�n de datos
34
N�meros fraccionarios. Introducir n�meros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (3-May). Para hacerle saber que se trata de una fracci�n cargue el n�mero as�: 0 3/5. En pantalla se ver� 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria.

35
Copia r�pida. Excel 2000 incorpora una nueva funci�n: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma autom�tica.
El m�todo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el peque�o cuadrado que la celda dispone en el v�rtice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, f�rmula, etc�tera).

36
Replicaci�n sin portapapeles. Un m�todo simple para cargar valores y f�rmulas iguales en rangos, incluso no contiguos, es el siguiente: 1�) seleccione los rangos de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no contiguos. 2�) Introduzca el valor o la f�rmula en la celda activa (que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0. 3�) Presione Ctrl+Enter. Autom�ticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan ese valor.

37
Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una f�rmula y �sta debe contener referencias de celdas absolutas, escriba la ecuaci�n y pulse F4 para establecer las referencias absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter. Todas las f�rmulas referir�n en forma absoluta a la celda o celdas se�aladas.

38
Transposici�n de datos. En Lotus 1-2-3, la transposici�n de datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa, contaba con un �tem propio en el men� principal. En Word, en cambio, est� casi oculto. �C�mo transponer entonces en Word? 1�) Copie el rango origen (por ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal, con Ctrl+C. 2�) Active la primera celda del nuevo rango. 3�) Ejecute el comando Edici�n/Pegado especial. 4�) Marque la casilla de verificaci�n Transponer. 5�) Finalice con Aceptar.

39
Suma r�pida. Suponga que necesita sumar r�pidamente tres n�meros. Escriba cada uno de ellos en celdas contiguas (por ejemplo, 25, 34 y 56) y marque el rango. Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel: existe un cuadro con la leyenda Suma=115, el total buscado. Adem�s, si hace un clic derecho all� se desplegar� un men� contextual con otras operaciones en vez de Suma: Promedio, Cuenta, M�x, M�n, etc�tera.

40
Autocompletar m�s r�pido. Cargar datos repetitivos en Excel con la funci�n Autocompletar activada es un m�todo veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarlo a�n m�s. Si est� cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) ejecute la combinaci�n de teclas Alt+Flecha abajo: se despliega un men� con los valores incorporados previamente. Seleccione el que corresponda. Id�ntico resultado puede obtenerse haciendo un clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el men� contextual, la opci�n Elegir de la lista.

41
Validación viajera. Al copiar una celda (o un rango), las reglas de validación impuestas a ésta quedan incluidas. Para copiar sólo las reglas de validación en un destino del que no se quiere modificar su contenido, marque la celda o rango origen y ejecute Ctrl+C; luego active la celda de destino (o la primera del rango) y corra la instruccón Edición/ Pegado especial (o h
ágalo desde el menú contextual), marque la opción de radio Validación y finalice con Aceptar.

42
Criterios múltiples. En la herramienta Filtro avanzado se establecen dos rangos: el de la lista por ordenar y el de los criterios para filtrar. Por lo general, cada columna de datos tiene su correlato entre los criterios. Sin embargo, es posible e incluso muy útil tener m
ás columnas con el mismo encabezado para incorporar varios criterios; sólo hay que respetar que estén en la misma fila.
Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad. Incorpore tres o cuatro juegos de valores (P01, 1000; P02, 2000; P03, 3000, y P04, 4000). Luego copie los rótulos de columna (Producto y Cantidad) en A8 y B8, por ejemplo. A continuación, escriba en B9 el criterio >2000. Al ejecutar el comando Filtro/Filtro avanzado y fijar los rangos obtendremos dos registros: P03, 3000 y P04, 4000.
Ahora, reemplace el rótulo Producto (que no se utiliza) por Cantidad (tenemos dos columnas de criterio con el mismo nombre) y escriba en A9 4000. Vuelva a correr el comando y obtendr
á sólo el registro P03, 3000, el único que cumple ambas condiciones.

43
Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, tenga cuidado con la condición que impone, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, tenemos el campo Nombre y deben filtrarse aquellos que se llaman Roberto. Si como criterio se escribe R, por ejemplo, esto incluir
á en la lista filtrada nombres como Raúl, Rubén, etcétera. Para asegurarse que sólo filtre los Roberto u otro texto exacto escriba la condición de la siguiente forma: ="=Roberto". No olvide los dos signos igual.

44
Cambio de precisión. Internamente Excel guarda todas las posiciones decimales que tenga un número aunque en la pantalla, por una cuestión de formato, se vean sólo los predeterminados mediante el comando Formato/Celdas (di
álogo que se abre más rápido con el valioso atajo de teclado Ctrl+1).
Si desea ajustar los cálculos a la cantidad de decimales que se visualizan en pantalla (por ejemplo, 1), eliminando el resto de ellos de las operaciones, ejecute el comando Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular y marque la casilla de verificación Precisión de pantalla. Todos los valores del libro actual se recalculan a un decimal.

Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, en C1 haga la suma de ambos para obtener 37,41. Dé formato Número con un decimal a todas las cifras. Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y marque Precisión de pantalla: todos los c
álculos quedan sobre la base de un decimal y, por supuesto, pierden precisión (se obtiene 12,7; 24,7 y 37,4 ).

Gestión de archivos
45
Arranque de Excel. Excel también tiene par
ámetros para ejecutarlo. Estos son: /e: obliga a Excel a arrancar sin crear un libro de trabajo nuevo (se llama formato incrustado). /I: el programa se inicia con una ventana de tamaño máximo, ignorando todos los ajustes anteriores. /p[carpeta]: establece la ruta activa a un directorio distinto al predeterminado.
Debe escribirse todo el path entre comillas. /r[nombre de archivo]: Excel abre el archivo especificado en modo de sólo lectura. /s: La aplicación se abre en modo seguro. Con ésta, evita los archivos de las carpetas Xlstart y otros de arranque alterno factibles de poseer un virus.

Elementos gráficos
46
Sucesión r
ápida. Este es un secreto muy poco conocido: luego de seleccionar un elemento en un gráfico de Excel con un clic del mouse, mediante las teclas de cursor (arriba, abajo, izquierda y derecha), con suma facilidad y en forma sucesiva, se pueden editar uno a uno todos los elementos que componen el gráfico (ejes, títulos, valores, etcétera).

47
Ventana de gr
áfico. áLe resulta incómodo trabajar con un gráfico directamente en la hoja en que está incrustado? Entonces, abra una ventana exclusiva para él: 1) haga un clic derecho en cualquier parte del dibujo para abrir el correspondiente menú contextual. 2) Seleccione el ítem Ventana de gráfico. Automáticamente el trazo tendrá su propio cuadro de diálogo para editarlo o visualizarlo con comodidad.

48
Difícil de seleccionar. Hay objetos en los gráficos de Excel muy complicados para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso, despliegue la barra de herramientas Gráfico (Ver/Barras de herramientas/Gráfico), abra el listado del combo Objetos del gráfico (en el extremo izquierdo de la barra) y seleccione allá el elemento déscolo.

49
Títulos gigantes. En los gráficos de Excel, por defecto, cada vez que se redimensiona el área de dibujo también lo hacen los textos en su interior, en especial, los títulos. Si no quiere que esto suceda, haga un clic derecho sobre el título o texto y elija la opción Formato del título del gráfico en el menú contextual. Esto abre un cuadro de diálogo; en él seleccione la solapa Fuente y allá desactive la casilla de verificación Autoescala.

50
Agregar valores. Un método simple para agregar nuevos valores en un gráfico es el siguiente: seleccione el nuevo rango de datos y cópielo en el Portapapeles; a continuación, haga un clic derecho sobre el gr�fico y elija el �tem Pegar del men� contextual. Autom�ticamente se a�adir�n las columnas o porciones correspondientes a los nuevos valores.|

lunes, 14 de julio de 2008

Estrategia Instruccional


Forma como se organizan y llevan a cabo las situaciones de enseñanza-aprendizaje.

Ello involucra, al menos, la consideración de los siguientes factores:

· Técnicas o método instruccional
· Eventos de instrucción (actividades)
· Organización de Grupos
· Control de la Secuencia Instruccional
· Organización del medio ambiente
· Organización del tiempo

De acuerdo con Smith y Ragan (1999) la estrategia instruccional en sentido amplio incluye tres aspectos:

1. La forma de organizar secuencialmente el contenido a presentar

2. Los medios que deben utilizarse y la forma en la cual deben agruparse los estudiantes para la instrucción

3. La manera de obtener los recursos para que se den en la práctica los dos aspectos anteriores de acuerdo a lo planificado

Las Estrategias Instruccionales son situacionales, quiere decir, que aunque planifiquemos siempre habrá un

cierto grado de incertidumbre.

Tipos de estrategias instruccionales

Estos aspectos corresponden a tres tipos de Estrategias:

Estrategias de Organización del Contenido

Estrategias de Distribución de Contenido y Organización de los Alumnos

Estrategias de Gerencia

La planificación de las sesiones de clase implican, especialmente, estrategias de organización del contenido

A partir de estas ideas de Smith y Ragan (1999) podemos señalar que una estrategia instruccional consiste en: la organización secuencial, por parte del docente, del contenido a aprender, la selección de los medios instruccionales idóneos para presentar ese contenido y la organización de los estudiantes para ese propósito.

Como vemos en esta definición, hay dos aspectos que determinan la estrategia instruccional: La audiencia y el contenido. A su vez estos dos elementos, conjuntamente con los objetivos instruccionales determinan tanto los medios de instrucción como la organización del grupo.

Otra definición señala que las estrategias de enseñanza son “los procedimientos o recursos utilizados por el agente de enseñanza para promover aprendizajes significativos” (Mayer, 1984; Shuell, 1988; West, Farmer y Wolff, 1991; citados por Díaz Barriga y Hernández, 1999). En estas definiciones se observa que la estrategia instruccional es obra del

docente y su propósito es promover el aprendizaje.

Ventajas de las estrategias instruccionales

v Permite preparar al estudiante para la instrucción.

v Activa la atención: El propósito de toda instrucción es el aprendizaje de los estudiantes, por ello debemos asegurarnos que su atención esté dirigida a la tarea de aprendizaje. Si se quiere aprender algo se debe centrar activamente la atención en ello. Para activar la atención podemos utilizar entre otras acciones: el humor, cambiar el tono de voz y hacer uso de estímulos sensoriales distintos a los que comúnmente usamos.

v Promueve la motivación y el interés: El contenido a aprender debe ser significativo para el estudiante. Aunque esto sólo lo puede decidir él mismo, hemos de intentar que lo que enseñemos tenga relación con la vida de nuestros estudiantes, sea relevante para ellos. En este punto es muy importante la información que hemos obtenido en el diagnóstico inicial, pues esa información ofrecerá una guía para hacer más interesante la instrucción y hará posible la conexión del contenido con los intereses y aspiraciones de los estudiantes. Al lado de la relevancia del contenido, otro aspecto que contribuye con la motivación es la expectativa de éxito, es decir que el estudiante espere, con alto grado de certidumbre, alcanzar el aprendizaje esperado. En este punto es fundamental la intervención del docente, tanto en la proposición de actividades de aprendizaje cónsonas con las capacidades de sus alumnos, como en proporcionarles ayuda para concienciar esas capacidades. La motivación y el interés son decisivos para el éxito de la estrategia instruccional.

v Permite establecer el propósito: Presenta la visión preliminar de la lección, ya que, al enunciar el objetivo de una lección, se está activando la atención y estableciendo el propósito al mismo tiempo. El estudiante debe saber con claridad qué se espera que él aprenda, qué debe hacer para lograr el aprendizaje y cómo evidenciará el aprendizaje obtenido. Aunque el objetivo esté explícito en el material instruccional (libro de texto, programa de la asignatura) es conveniente discutirlo con los estudiantes y aclarar sus dudas al respecto. En este evento podemos incentivar a los estudiantes a que generen sus propios propósitos o metas de aprendizaje.

v Incrementa su autonomía como aprendices.

v Permite la selección de las actividades de aprendizaje. Es decir existe correspondencia entre el propósito instruccional y las actividades que se proponen para obtener el aprendizaje.

v Discrimina la información más relevante utilizando para ello señales. También puede animar a que sus alumnos realicen esa discriminación.

v Permite graduar la presentación de nueva información

v Dosifica las tareas de forma que no sean muy complejas o extensas

para evitar la fatiga.

v Diversificar las tareas y las situaciones de aprendizaje para evitar la

monotonía, ello favorece el mantenimiento de la atención y la posibilidad posterior de transferencia y recuperación de lo aprendido.

Límites Estrategia Instruccionales

La instrucción involucra interacción del estudiante con experiencias didácticas, materiales de apoyo, herramientas y gente en el entorno físico, a efectos de posibilitar el aprendizaje. El propósito de un sistema de instrucción es el de gestionar y suministrar la instrucción.

La instrucción consiste en un conjunto de actividades de aprendizaje, las cuales normalmente se encuadran en determinadas estrategias instruccionales. Estas actividades están diseñadas para facilitar que los estudiantes alcancen los objetivos especificados en el diseño del currículo. Cualquier ambiente de software educativo orientado a instrucción provee distintos tipos de actividades. El problema que se presenta a los diseñadores de ambientes educativos es la cantidad de variables que interactúan entre sí y que deben ser tenidas en cuenta para un diseño efectivo de la instrucción. En un análisis inicial, las principales variables que afectan el aprendizaje están relacionadas con las características:

a) Del que aprende, al que se denomina generalmente “educando”

b) Del currículum

c) Del contexto del aprendizaje.

La interacción entre estas diferentes variables debe tenerse en cuenta si se desea diseñar ambientes de aprendizaje de alta efectividad. El éxito en la adquisición de un nuevo aprendizaje en particular depende en gran medida de si el estudiante posee los conocimientos y habilidades requeridas para la asimilación de dicho aprendizaje.

Las estrategias de instrucción embebidas en un diseño altamente efectivo consisten en lograr la adecuada interacción entre los elementos que intervienen en el escenario de la instrucción a efectos de lograr una óptima consecución de los objetivos educacionales.

Se puede considerar la situación de un estudiante cuyo estilo de aprendizaje es predominantemente visual y debe asimilar un contenido que involucre reiteradas asociaciones texto-imagen. Ante este escenario, la investigación recomienda una estrategia de instrucción tendiente a la asignación de significados a las imágenes a fin de lograr una alta efectividad en la asimilación de este conocimiento y su incorporación a la estructura cognitiva del que aprende.

Técnicas de la estrategia instruccionales

  • Las técnicas instrucionales son herramientas didácticas que utiliza el instructor para reforzar o concretar el objetivo de aprendizaje planteado.
  • La elección de las técnicas varía de acuerdo al objetivo, las características de los participantes y del curso y de la dinámica grupal.
  • Se deben considerar los siguientes aspectos:
    • las técnicas pueden ser semejantes su diferencia radica en el objeto que pretende alcanzar y en las maneras de aplicarlo.
    • la combinación de dos o más técnicas dar mejor resultado que una sola.
    • Hay que considerar los aspectos de costos, condiciones de administración para encontrar la más idónea.
    • las condiciones del espacio es un punto a tomar en cuenta.
    • El nivel de preparación de los participantes es un factor importante.
    • La preparación académica y la experiencia del facilitador es básica.

Existen otras técnicas para el uso de estrategias de instruccionales, las cuales son fortalecidas por las técnicas de contenidos

Técnicas de adaptación de contenidos

Existen diferentes técnicas de adaptación para la presentación de contenidos que facilitan la generación de presentaciones personalizadas en función de las características de los usuarios consideradas para realizar la adaptación. Brusilovsy (2001) describe distintas técnicas utilizadas para adaptar los contenidos: alteración de fragmentos, atenuación de fragmentos, inserción/eliminación de fragmentos, ordenación de fragmentos, técnica basada en marcos, texto expansible, variante de fragmentos y variante de páginas, que son descritas en la siguiente tabla:

Técnica

Características

Alteración de fragmentos

Un mismo fragmento es alterado, agregando o suprimiendo información

Atenuación de fragmentos

Ensombrecer trozos de textos que son irrelevantes para un usuario

Inserción/Eliminación de fragmentos

Agregar o remover fragmentos

Ordenación de fragmentos

Proporciona los mismos fragmentos ordenados de diferentes maneras

Técnica basada en marcos

Un marco dividido en campos que contienen distintas explicaciones para un mismo concepto, enlaces o ejemplos

Texto expansible

Al seleccionar un texto resaltado es reemplazado por otro texto

Variantes de fragmentos

Reemplazar el/los fragmentos por otro(s)

Variantes de páginas

Reemplazar una página completa por otras

Fases de la estrategia instruccional

1.- CONCEPCIÓN DE LA IDEA:

- Definición de objetivos del diseño inicial.
- Especificación de los contenidos y habilidades que se pretenden transmitir.
- Explicitación del esfuerzo cognitivo del usuario.

2.- CONTEXTO DE APLICACIÓN:

- Identificación de los conocimientos previos que han de tener los usuarios.
- Identificación de las características psicológicas, capacidades, preferencias, intereses...
- Identificación del contexto interactivo en que se utilizará.

3.- ANÁLISIS DEL TRABAJO:

- Identificación de las relaciones lógicas y/o epistemológicas entre los contenidos a enseñar.
- Representación gráfica de estas relaciones (MAPPING)

4.- DISEÑO DE LA ESTRATEGIA INSTRUCCIONAL:

- Diseño de la secuencia de actividades de evaluación y de enseñanza.
- Diseño del tipo de interacción: modalidades de respuesta, ayudas, pedagógicas y tratamiento de los errores.
- Elaboración del documento de trabajo.


5.- DESARROLLO:

- Concrección, aplicación y utilización de los recursos técnicos sobre la programación
- Incorporación de medias: Gráficos, audio, vídeo
- Generación de la MAQUETA


6.- EXPERIMENTACIÓN DEL DISEÑO INSTRUCCIONAL.

- Elaboración de pruebas de control. Items e indicadores de progreso. Pruebas internas.
- Elaboración y aplicación de pruebas externas. Bases de datos y campos de experimentación
- Análisis de Resultados. Conclusiones.

Red Escolar Nacional

Fundado por el gobierno Bolivariano de Venezuela, Tiene como finalidad brindarle a la sociedad un mayor y amplio conocimiento.

Es un Software Educativo orientado a niños, niñas, adolescentes, padres, docente y a cualquier persona sin distinción de ninguna índole.

Abarca todos los aspectos, formando así a un ciudadano (a) culto y formado para el mundo de hoy y sobre todo el de mañana.

Esta conformado por un equipo de trabajo, integrado por:

Cooperativa serendipity:

Tiene como centro el ser humano que crece y cuyo eje articulador sea la investigación y la creación del conocimiento.

La producción general CENIT:

El Centro Nacional de Innovación Tecnológica (Cenit) es una fundación

Adscrita al Ministerio del Poder Popular para Ciencia y Tecnología (Mppct) que tiene como objeto propiciar la investigación, el desarrollo y la

innovación en el área de las tecnologías de comunicación e información, de

acuerdo con las necesidades del modelo socioproductivo del país.

Entre las organizaciones están:

Centro nacional de tecnología de información CNTI

ECOS Nord

Existen organizaciones colaboradoras a la ejecución de este software como lo son:

Fundacite Mérida

Universidad de los Andes

Ministerio de Educación cultura y deporte

Museo de ciencia y tecnología.

Rena es una red escolar nacional con información y juegos que ayudaran a resolver las tareas de manera divertida, encontraras los contenidos de cada una de las etapas del currículo nacional de Venezuela.

Además, puedes explorar tus materias favoritas y conocer a fondo importantes temas dentro de los proyectos pedagógicos del aula.

En la sesión de servicios encontraras interactividades, postales y un periódico de suma importancia.

Está diseñado para los profesores brindándole así una ayuda para planificar de una manera más eficiente.

Unos de los contenidos que encontraras son:

v Venezuela: ofrece información tal como sus estados, de estos muestra sus límites, geografía, su cultura y sus sitios de interés.

v Docentes: brinda una guía sobre los aspectos que un docente debe considerar, entre ellas estrategias, esquema curricular, entre otros.

v PPA: nos presenta iconos tales como, importancia del agua, la adolescencia, juegos sobre la ciencia, entre otros.

v Servicios: brinda información sobre interactividades, portales, diarios con contenido importante para Venezuela.

v Etapa inicial: Muestra las orientaciones para los docentes y padres de gran interés.

v Etapa Primaria: Presenta todas las materias que el docente ofrece en esta etapa, con todo su contenido y sugerencias.

Entre otras están, la etapa secundaria, la tercera etapa, la cuarta etapa, información sobre biografía de todos los pintores, escritores y otros personajes importantes en el país.

Es un software sumamente interesante y de gran ayuda para todos, se puede encontrar por medio del Internet, ingresando al navegar Internet Explore, firefox Mozilla u otros.